Guidelines for presenters

Main rules

(Click aquí para reglas en español)

• The third presenter of each session is assigned the role of Chair of that session. To see the order of presentations, please refer to the program. 
• When the third presenter is set to talk, the second presenter becomes the Chair.
• All presentations in contributed sessions should be in English. The chair can give presenters the option to present in Spanish only if all in the audience speak Spanish.
• The main role of the Chair is to take care of time, collect questions from the audience, and transmit them to the presenter.
• The time allocated to each presenter is a maximum of 30 minutes, including questions and answers.

Instructions for all presenters

• Please join the webinar 10 minutes prior to the starting time of the session. You will receive your personal Zoom invitation by email.
• Participants visible as “BCDE Staff” will assist you with any questions before and during the webinar.
• Rehearse screen sharing and test your audio and video. If you are using a headset with a built in microphone, please be sure to test this well in advance of the seminar.
• Please turn off your microphone when you are not speaking.
• Familiarize yourself with the Q&A and Chat features in Zoom.
• Chat will be available for all presenters to send messages to other presenters, staff, or the audience. Please verify to whom are you sending the message beforehand.
• Presenters cannot ask questions to each other in the Q&A, they can however use the Chat to ask questions.
• The audience will be allowed to use only the Q&A feature.
• We recommend that the presenter should have their camera on during the presentation and the Q&A. Please also leave your slide presentation on the screen until you have finished answering questions.
• Please avoid animations, videos, or sound in your slides, as they are not compatible with streaming webinars.

Specific instructions for Chairs

• Upon arrival, BCDE Staff members will identify you using the Chat, and will make you a Co Host of the webinar.
• The BCDE Staff will share a Session Title Slide on the screen until the session begins.
• The BCDE Staff will allow attendees to enter the session 3 minutes prior to the start time.
• The Chair should start the meeting at its scheduled time with welcoming remarks, housekeeping notes, and very short introductions.
• The Chair should turn on their camera and microphone whenever they are speaking and remember to turn them off when they are not speaking.
• The Chair should explain to the audience how Q&A will be handled and give brief instructions.
• The Chair should select the most relevant questions from the Q&A module and read them out loud when the time for questions arrives.
• BCDE Staff will remove any irrelevant or inappropriate questions.
• A Chair with Co Hosting controls can unmute trusted attendees individually, allowing them to verbally contribute to the Q&A.

Reglas principales

• Al tercer presentador de cada sesión se le asigna el rol de moderador (Chair) de esa sesión. Para ver el orden de las presentaciones, consulte el programa.
• Cuando el tercer presentador está listo para hablar, el segundo presentador se convierte en el moderador.
• Todas las presentaciones en sesiones contribuidas deben ser en inglés. El moderador puede dar a los presentadores la opción de presentar en español solo si todos los presentes hablan español.
• El papel principal de la presidencia es ocuparse del tiempo, recopilar preguntas de la audiencia y transmitirlas al presentador.
• El tiempo asignado a cada presentador es de un máximo de 30 minutos, incluidas las preguntas y respuestas.

Instrucciones para todos los presentadores

• Únase al seminario web 10 minutos antes de la hora de inicio de la sesión. Recibirá su invitación personal de Zoom por correo electrónico.
• Los participantes visibles como “BCDE Staff” lo ayudarán con cualquier pregunta antes y durante el seminario web.
• Ensaye el uso compartido de pantalla y pruebe su audio y video. Si está usando un auricular con micrófono incorporado, asegúrese de probarlo con suficiente anticipación al seminario.
• Apague su micrófono cuando no esté hablando.
• Familiarícese con las funciones de preguntas y respuestas y chat en Zoom.
• El chat estará disponible para que todos los presentadores envíen mensajes a otros presentadores, al personal o al público. Verifique a quién le está enviando el mensaje de antemano.
• Los presentadores no pueden hacerse preguntas entre ellos mediante el módulo de Preguntas y Respuestas, pero pueden usar el chat para hacer preguntas.
• El público podrá usar solamente la función de preguntas y respuestas.
• Recomendamos que el presentador tenga su cámara encendida durante la presentación y las preguntas y respuestas. Deje sus diapositivas en la pantalla hasta que haya terminado de responder preguntas.
• Evite animaciones, videos o sonido en sus diapositivas, ya que no son compatibles con los seminarios web.

Instrucciones específicas para moderadores de sesión

• A su llegada, los miembros del personal de BCDE lo identificarán mediante el chat y lo convertirán en coanfitrión del seminario web.
• El personal de BCDE compartirá una Diapositiva del título de la sesión en la pantalla hasta que comience la misma.
• El personal de BCDE permitirá a los asistentes ingresar a la sesión 3 minutos antes de la hora de inicio.
• El moderador debe comenzar la reunión a la hora programada con comentarios de bienvenida e introducciones muy breves.
• El moderador debe encender su cámara y micrófono cada vez que esté hablando y recordar apagarlos cuando no.
• El moderador debe explicar a la audiencia cómo se manejará el módulo de preguntas y respuestas y proveer breves instrucciones.
• El moderador debe seleccionar las preguntas más relevantes del módulo de preguntas y respuestas y leerlas en voz alta cuando llegue el momento de las preguntas.
• El personal de BCDE eliminará cualquier pregunta irrelevante o inapropiada.
• El moderador puede activar el microfono de los asistentes en los que confía de manera individual, lo que les permite contribuir verbalmente a las preguntas y respuestas.